Zanim jednak zdecydujemy się otworzyć w banku nowy rachunek firmowy, warto zastanowić się, czym różni się od konta osobistego i czy ta różnica jest dla przedsiębiorcy opłacalna.

Trzeba czy nie trzeba?

Nasze rozważania rozpocznijmy od kwestii prawnych. Wiele osób uważa, że każdy podmiot gospodarczy – niezależnie od formy prawnej oraz skali prowadzonej działalności – powinien dysponować odrębnym kontem bankowym. Tymczasem posiadanie rachunku w banku jest obowiązkowe jedynie dla konkretnej grupy przedsiębiorców. Obecnie posiadanie konta jest obligatoryjne, gdy przedsiębiorca prowadzi rozliczenia z innym przedsiębiorcą, a wartość przeprowadzanych przez niego transakcji przewyższa 15 tysięcy złotych. Co ciekawe, ustawa w żadnym miejscu nie precyzuje, że powinien być to odrębny rachunek firmowy.

Wydawać by się więc mogło, że sprawa jest rozwiązana – przedsiębiorcy, którzy spełniają powyższe przesłanki, są ustawowo zobowiązani do założenia konta w banku. Dla pozostałych właścicieli firm posiadanie konta jest kwestią wyboru, a nie prawnego przymusu.

Niestety, to stwierdzenie mija się z prawdą, gdyż wymóg posiadania firmowego rachunku jest regulowany przez dwie różne ustawy: ustawę o swobodzie działalności gospodarczej i ustawę o rachunkowości (oraz powiązane z nią przepisy skarbowe). W konsekwencji krąg podmiotów gospodarczych, które obowiązkowo muszą otworzyć rachunek w banku, jest znacznie szerszy, niż wynikałoby to z przytoczonej wyżej regulacji.

Większe koszty

Podstawową różnicą między rachunkiem osobistym a firmowym są koszty związane z prowadzeniem rachunku. Znacznie łatwiej jest znaleźć niedrogie konto osobiste, gdzie koszty związane z wykonywaniem różnego rodzaju transakcji będą niewielkie lub zerowe, tak jak samo prowadzenie rachunku, choćby przy spełnieniu określonych założeń, również nie będzie generowało żadnego kosztu. Niestety w przypadku konta firmowego trudno liczyć na brak dodatkowych wydatków. Dlatego też należy przeanalizować, jakie operacje na koncie będziemy wykonywali regularnie, a z jakich nie skorzystamy. Warto zaznaczyć, że w wielu bankach, w których można założyć konto firmowe, koszt wykonania przelewu zagranicznego może oscylować w granicach nawet 100 zł, a w jeszcze innych – w ogóle nie ma możliwości wykonania takiego przelewu.

Plusy posiadania konta firmowego

Konto firmowe pozwala na utrzymanie porządku w finansach firmy i ich oddzielenie od finansów osobistych. Ułatwia prowadzenie księgowości, np. pozwala na szybką klasyfikację wpływów i wydatków. W przypadku kont osobistych wykorzystywanych do celów gospodarczych trudno czasami jednoznacznie dociec, które wydatki są prywatne, a które firmowe. Nawet korzystając z prywatnej pożyczki pozabankowej, nie będziemy wiedzieć, na co wykorzystaliśmy z niej środki.

Po przeprowadzanie prywatnych transakcji sprzedaży, za które wpływają środki na rachunek osobisty, może być dyskusyjne podczas kontroli z urzędu skarbowego. Przedsiębiorca będzie musiał wykazać, że nie była to sprzedaż związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeśli nie posiadamy rachunku firmowego, nie będziemy mogli przyjąć płatności w mechanizmie podzielonej płatności, jak i dokonać zapłaty w MPP. Rachunek VAT jest bowiem generowany jedynie do rachunku firmowego.